DMS-/ECM-Systeme archivieren
Daten sichern, Dokumente erhalten, Compliance gewährleisten – mit AvenDATA.

Von OpenText, d.velop, easy Archiv bis hin zu individuell entwickelten DMS- oder ECM-Eigenlösungen – wir archivieren Inhalte aus Altanwendungen
aller Art, Generationen und Branchenlösungen – von der revisionssicheren Dokumentenablage über Workflows bis zum Metadaten-Management.

Die Herausforderung

Historische Dokumente in alten DMS-/ECM-Systemen sind wichtig – doch der Zugriff darauf wird zunehmend unmöglich.
Im Zuge von IT-Migrationen, Softwarewechseln oder dem Rückbau bestehender DMS-/ECM-Landschaften stehen Unternehmen regelmäßig vor einer kritischen Aufgabe:
Altsysteme – oft über viele Jahre gewachsene Dokumentenplattformen mit komplexen, individuell angepassten Strukturen – enthalten weiterhin relevante Inhalte für steuerliche, rechtliche oder betriebswirtschaftliche Zwecke.
Doch der Betrieb dieser Systeme ist teuer, die Software wird nicht mehr gewartet, Lizenzen laufen aus, und das Know-how im Unternehmen schwindet. Der Zugriff auf wichtige Dokumente und Informationen wird erschwert oder unmöglich – obwohl diese weiterhin verfügbar, auffindbar und revisionssicher vorgehalten werden müssen.
Genau hier setzt AvenDATA mit seiner Archivierungslösung für DMS-/ECM-Altsysteme an.

Bewährte Archivierungslösung
 aus über 17 Jahren Projekterfahrung

Die Archivierung von DMS- und ECM-Altsystemen wurde von AvenDATA in über 17 Jahren kontinuierlich erforscht, weiterentwickelt und in tausenden Projektumsetzungen praxisnah verfeinert.
Auf Basis unseres bewährten Vorgehens konnten wir im Laufe der Jahre sämtliche Fachfragen, Rückfragen im Rahmen von Audits und juristische Anforderungen zuverlässig und nachvollziehbar erfüllen.
Die dafür eingesetzte Software ViewBox hat sich dabei als leistungsstarkes Recherchesystem etabliert, das sowohl im Rahmen von Compliance-Prüfungen als auch im alltäglichen unternehmensweiten Zugriff zuverlässig funktioniert.
Sie ist inzwischen bei mehr als 50 % der DAX-Unternehmen im Einsatz – ein klarer Beleg für ihre Stabilität, Flexibilität und Praxistauglichkeit auf höchstem Niveau.
Von Europa bis Asien, von Nordamerika bis zurück – ViewBox ist weltweit im Einsatz.

Ihre archivierten Inhalte leben weiter – als durchsuchbare Dokumente und strukturierte Metadaten
in der ViewBox

Wir übernehmen nicht nur sämtliche Inhalte und Metadaten aus Ihrem DMS-/ECM-Altsystem – wir stellen auch sicher, dass Sie diese Daten in unserer Software ViewBox dauerhaft strukturiert, nachvollziehbar und auswertbar nutzen können.
Dazu gehören:
  • Die Übernahme und Durchsuchbarkeit strukturierter Metadaten und Dokumenteigenschaften
  • Die Abbildung von Dokumentverknüpfungen, Versionierungen und Workflows (sofern erforderlich und sinnvoll)
  • Die Archivierung aller relevanten Dokumente, Belege und Nachweise – von Rechnungen über Verträge bis hin zu E-Mails oder technischen Dokumentationen
  • …
Bereits vor Projektbeginn stimmen wir gemeinsam mit Ihnen ab, welche Dokumenttypen, Metadatenstrukturen und Verknüpfungen künftig benötigt werden – sei es für steuerliche Nachweise, unternehmensinterne Prozesse oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Dabei profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung aus zahlreichen Archivierungsprojekten unterschiedlichster DMS-/ECM-Systeme, Branchen und Unternehmensgrößen.
In der ViewBox können Sie diese Inhalte auch Jahre nach der Stilllegung des Ursprungssystems recherchieren, anzeigen und exportieren – vollständig unabhängig vom ursprünglichen DMS-/ECM-System.
Ob für Audits, interne Kontrollen oder juristische Auseinandersetzungen – Sie haben jederzeit Zugriff auf klar strukturierte, filterbare Dokumente und Daten – ganz ohne Lizenzkosten oder laufende Abhängigkeit vom Altsystem.

Schneller Projektablauf
& großer wirtschaftlicher Nutzen (messbarer ROI)
– selbst bei komplexen
DMS-/ECM-Altsystemen

Die Archivierung und Stilllegung eines DMS- oder ECM-Altsystems dauert in der Regel zwischen 1 und 6 Monaten – abhängig von der Komplexität des Systems und dem Umfang der Dokumente und Metadaten.
Durch unsere klar strukturierte und standardisierte Vorgehensweise können wir selbst umfangreiche DMS-/ECM-Systeme effizient und sicher archivieren.
So haben wir bereits Plattformen mit mehreren Terabyte an Dokumenten und Daten erfolgreich in unsere Archivlösung überführt – inklusive Metadaten, Versionierungen, Benutzerberechtigungen und vollständiger Projektdokumentation.
Dank unserer etablierten Projektmethodik profitieren unsere Kunden bereits nach kurzer Zeit von signifikanten Einsparungen – insbesondere bei Lizenzkosten für Altsoftware, Datenbanken und Betriebssysteme, aber auch bei Wartung, Infrastruktur und internem Verwaltungsaufwand.
In der überwiegenden Mehrheit unserer Projekte liegt der Return on Investment (ROI) bei unter einem Jahr – durch klar messbare Einsparungen bei Lizenzen, Infrastrukturkosten und internen Ressourcen.

DMS-/ECM
-Altsystem-Analyse

Der erste Schritt jeder Stilllegung eines DMS- oder ECM-Altsystems ist eine detaillierte Analyse Ihrer bestehenden Plattform. Diese Analyse bildet die Grundlage für eine fundierte Einschätzung der Projektdauer und der Kosten im Rahmen der Archivierung Ihres Systems.
Dabei erfassen wir sowohl technische als auch organisatorisch-fachliche Aspekte, unter anderem:
  • Zugriffsmöglichkeiten auf das vorhandene DMS-/ECM-System
  • Art, Struktur und Größe der Datenbank (z. B. Oracle, MS SQL, DB2, proprietäre Formate)
  • Umfang und Relevanz der archivierten Dokumente, Versionen und Metadaten
  • Individuelle Besonderheiten wie eigene Dokumenttypen, benutzerdefinierte Masken, Workflows, Schnittstellen oder Zusatzmodule
  • …
Die Ergebnisse fassen wir für Sie in einem verbindlichen Festpreisangebot zusammen – für maximale Planungs- und Entscheidungssicherheit.

Projektarchivierung für
DMS-/ECM-Altsysteme

Nach Abschluss der Systemanalyse beginnt das eigentliche Projekt – strukturiert, effizient und mit klar definierten Meilensteinen.
Im Rahmen eines gemeinsamen Kick-off-Meetings klären wir mit Ihrem Team alle organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen. Ab diesem Punkt übernehmen wir den Großteil der Aufgaben für Sie:
  • Einrichtung des Zugangs zu Ihrem DMS-/ECM-System
  • Export und Übernahme der relevanten Dokumente und Metadaten
  • Nachbildung wichtiger Strukturen, Dokumentverknüpfungen und – sofern erforderlich – Workflows
  • Dokumentation aller Schritte zur Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit
  • …
Unsere erfahrenen Projektleiter begleiten Sie während des gesamten Prozesses und sorgen für einen reibungslosen Ablauf – mit minimalem Ressourceneinsatz auf Ihrer Seite.
Zum Projektabschluss führen wir gemeinsam strukturierte Test- und Abnahmephasen durch, um sicherzustellen, dass alle Inhalte vollständig, korrekt und nachvollziehbar archiviert wurden.

Ergebnis
 der Archivierung

Nach Abschluss des Projekts sind alle relevanten Dokumente, Metadaten, Verknüpfungen und Strukturinformationen aus Ihrem DMS-/ECM-Altsystem in unsere eigens entwickelte Softwarelösung ViewBox überführt.
Die ViewBox ist ein webbasiertes Recherchesystem, das Ihnen und berechtigten Stellen auch Jahre nach der Systemstilllegung einen schnellen, sicheren und revisionssicheren Zugriff auf die archivierten Inhalte ermöglicht.
Ein besonderer Mehrwert: Wir rekonstruieren alle wichtigen Dokumentstrukturen, Kategorien und – sofern erforderlich – auch benutzerdefinierte Suchmasken und Filtermöglichkeiten, sodass fachliche, steuerliche oder juristische Recherchen weiterhin problemlos möglich sind – ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche DMS-/ECM-System.
Nach erfolgreicher Implementierung und Abnahme der ViewBox kann das ursprüngliche System vollständig außer Betrieb genommen werden.
Zum Projektabschluss erhalten Sie eine umfassende Projektdokumentation bzw. Verfahrensdokumentation, die alle Schritte nachvollziehbar darstellt – insbesondere mit Blick auf:
  • die Art der Daten- und Dokumentenübernahme
  • die Struktur und Klassifikation der archivierten Inhalte
  • die durchgeführten Test- und Abnahmephasen
  • …
Darüber hinaus dokumentieren wir sämtliche Einzelschritte der Archivierung revisionssicher in unserem Jira-Ticketsystem – vom ersten Datenexport bis zur finalen Abnahme und ggf. der späteren Löschung des Quellsystems. Damit ist auch für externe Prüfer jederzeit vollständig nachvollziehbar, wie die Archivierung durchgeführt wurde.
Software und Recherchesystem ViewBox
– archivierte DMS-/ECM-Daten intelligent nutzbar machen
Mit ViewBox bietet AvenDATA ein leistungsstarkes Lese- und Recherchesystem, das speziell für den Zugriff auf Inhalte aus stillgelegten DMS- und ECM-Systemen entwickelt wurde.
Über eine intuitive Weboberfläche ermöglicht ViewBox das schnelle Auffinden, strukturierte Analysieren und gezielte Bereitstellen archivierter Dokumente und Metadaten – ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche DMS-/ECM-System.
ViewBox sorgt dafür, dass Ihre archivierten Inhalte:
  • auch Jahre nach der Stilllegung verständlich und nutzbar bleiben
  • jederzeit revisionssicher abrufbar sind
  • strukturiert für interne wie externe Prüfprozesse bereitstehen
  • …
Ein besonderes Merkmal: ViewBox verfügt über eine automatisierte Datenlöschung. Auf Basis definierter Aufbewahrungsfristen lassen sich archivierte Inhalte nach Ablauf gesetzlicher oder interner Vorgaben regelbasiert und nachvollziehbar löschen.
So bleiben Sie DSGVO- und GoBD-konform – ganz ohne manuellen Aufwand.
Die Anwendung basiert auf einer zertifizierten Cloud-Infrastruktur und durchläuft regelmäßige Sicherheits- und Funktionstests – kann alternativ aber auch On-Premise betrieben werden, je nach Ihren individuellen Compliance- oder IT-Anforderungen.
Mehr zur Softwarelösung ViewBox
ViewBox – Ihre Brücke
zu den Inhalten Ihrer
DMS-/ECM-Altsysteme
Für Fachabteilungen, Compliance-Teams, Steuerprüfer, Wirtschaftsprüfer, interne Controller oder Rechtsabteilungen: Ihre archivierten Inhalte aus ehemaligen Dokumentenmanagementsystemen bleiben vollständig durchsuchbar, verständlich und auswertbar – ganz ohne Altsoftware, Spezialzugänge oder Zugriff auf das Ursprungssystem.
Bereit für den
nächsten Schritt?
In einem einstündigen Expertengespräch analysieren wir gemeinsam Ihr DMS-/ECM-Altsystem – egal ob Standardlösung, individuell angepasste Plattform oder vollständig eigenentwickelte Lösung.
Wir zeigen Ihnen live, wie Sie Ihr System effizient stilllegen und die archivierten Inhalte langfristig strukturiert nutzen können – inklusive:
  • Einer Abstimmung zur Struktur, Datenübernahme und Dokumentenlogik
  • Einer Live-Demo unserer Lösung ViewBox
  • Einer Erläuterung, wie wir auch benutzerdefinierte Metadaten, Dokumenttypen und Workflows abbilden
  • Einer belastbaren Einschätzung zu Aufwand, Dauer und Preis
  • …
Transparenz von Anfang an:
Unsere Projektangebote basieren auf klar definierten Fixpreisen – garantiert ohne Nachverhandlungen. Und: Qualität, Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns im Mittelpunkt.
Unsere Projektangebote basieren auf klar definierten Fixpreisen – garantiert ohne Nachverhandlungen. Und: Qualität, Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns im Mittelpunkt.
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