Technologie-Umstellung zwingt zur Archivierung – wir übernehmen Ihr altes Ticketsystem.
Mit AvenDATA: Serviceprozesse sichern und weiterhin nachvollziehbar halten.

Von R/3 über ECC 6.0 bis HANA – wir archivieren SAP-Systeme aller
Generationen und Branchenlösungen – vom Bank Analyzer bis zum IS-U-Modul.

Die Herausforderung
bei historischen Ticketsystemen

Viele Unternehmen stehen vor der Aufgabe, veraltete oder abgelöste Ticketsysteme wie Jira, SAP Solution Manager, OTRS oder ServiceNow stillzulegen – sei es im Rahmen von Cloud-Migrationen, Software-Konsolidierungen oder ITSM-Neustrukturierungen. Doch ein einfaches Abschalten ist nicht möglich: Denn Service-Tickets, Change Requests, Incident-Protokolle oder Freigabeverläufe unterliegen der Nachweispflicht – sowohl intern als auch gegenüber Dritten.
Typische Herausforderungen bei alten Ticketlösungen:
  • Hohe Betriebskosten: Wartung, Infrastruktur und Lizenzgebühren binden dauerhaft Budget.
  • Technische Altlasten: Veraltete Systeme bergen Sicherheitsrisiken und erschweren Updates.
  • Ressourcenbindung: IT und Support müssen weiterhin Pflege und Zugriffsmöglichkeiten gewährleisten.
  • Prüfpflichten: Tickets können relevante Informationen für Betriebsprüfungen oder Audits enthalten.
  • Datenschutz: DSGVO-konforme Aufbewahrung und Löschung sind oft technisch nicht mehr umsetzbar.
  • …
AvenDATA bietet die Lösung: Mit unserer webbasierten Archivierungslösung ViewBox übertragen wir Ihre Ticketdaten aus Systemen wie Jira, SAP Solution Manager, OTRS, Remedy oder Freshservice in ein sicheres Archiv. Ihre Altdaten bleiben vollständig einsehbar, revisionssicher gespeichert – und das völlig unabhängig vom ursprünglichen Ticketsystem.

Bewährte Archivierungslösung
Aus über 17 Jahren Projekterfahrung mit Ticketsystemen und ITSM-Plattformen

Die Archivierung historischer Ticketsysteme wurde bei AvenDATA über viele Jahre hinweg konsequent weiterentwickelt – und in zahlreichen Kundenprojekten weltweit praxiserprobt. Unser strukturiertes Vorgehen hat sich bei unterschiedlichsten Anforderungen bewährt: von der Vorbereitung auf IT-Audits bis hin zur rechtssicheren Dokumentation vergangener Serviceprozesse.
Im Mittelpunkt steht unsere Softwarelösung ViewBox – ein leistungsstarkes Recherchesystem für archivierte Daten aus außer Betrieb genommenen Systemen wie Jira Service Management, SAP Solution Manager, OTRS, ServiceNow oder BMC Remedy.
ViewBox ermöglicht einen schnellen, revisionssicheren Zugriff – sowohl für interne Abteilungen (z. B. IT, Compliance, Legal) als auch für externe Prüfer.
Zahlreiche international tätige Unternehmen – darunter 50 Prozent aller DAX-Konzerne – setzen auf unsere Lösung. ViewBox ist heute in Europa, Nordamerika und Asien produktiv im Einsatz – stabil, sicher und flexibel anpassbar an jede Unternehmensgröße.

Ihre archivierten Tickets – sicher und nachvollziehbar zugänglich
in der ViewBox

Auch nach der Stilllegung Ihres Ticketsystems – etwa Jira, OTRS, SAP Solution Manager, ServiceNow oder BMC Remedy – bleiben Ihre Ticketdaten vollständig erhalten. Wir übernehmen sämtliche relevanten Einträge aus Incident-, Problem-, Change- oder Service-Request-Prozessen, archivieren sie revisionssicher und versehen sie auf Wunsch mit einer digitalen Signatur zur Nachweisführung.
Unsere Leistungen im Überblick:
  • Archivierung aller relevanten Ticketdaten inklusive Statusverläufen, Zeitstempeln und Anhängen
  • Revisionssichere Speicherung mit optionaler digitaler Signatur
  • Optional: Erstellung von Reports und Auswertungen aus archivierten Tickets
  • …
Bereits vor Projektbeginn stimmen wir mit Ihnen ab, welche Datenbereiche übernommen werden sollen – z. B. Tickettypen, Statusverläufe, Workflow-Historien oder zugehörige Dateien – und ob spezifische Auswertungen erforderlich sind, etwa für Audits, interne Analysen oder rechtliche Zwecke.
In der ViewBox stehen Ihnen diese Tickets auch Jahre später zur Verfügung – durchsuchbar, nachvollziehbar und dokumentiert.
Bei Bedarf lassen sich daraus jederzeit individuelle Reports generieren, etwa für Datenschutzanfragen, Compliance-Nachweise oder Vertragsdokumentationen.
Ob für Prüfungen, interne Rückfragen oder rechtliche Anforderungen: Mit ViewBox bleiben Ihre historischen Tickets strukturiert, sicher und unabhängig vom Ursprungssystem zugänglich.

Schneller Projektablauf & wirtschaftlicher Nutzen Messbarer ROI
– selbst bei komplexen Ticketsystemen

Die Stilllegung historischer Ticketsysteme wie Jira, OTRS, SAP Solution Manager, ServiceNow oder BMC Remedy dauert in der Regel nur 3 bis 6 Monate – abhängig von Datenstruktur, Schnittstellen und Datenvolumen. Durch unser standardisiertes Vorgehen archivieren wir auch umfangreiche Ticketdaten effizient, nachvollziehbar und rechtssicher.
Wir haben bereits Projekte mit mehreren Millionen Tickets erfolgreich abgeschlossen – inklusive strukturierter Datenübernahme, vollständiger Statusverläufe, Anhänge, sowie optionaler Reportgenerierung.
Kosteneinsparung ab Tag 1: Unsere Kunden profitieren bereits kurz nach Projektabschluss von spürbaren Einsparungen – insbesondere bei Lizenzkosten, Systembetrieb, Wartung und Ressourcenbindung im IT-Betrieb.
Der Return on Investment (ROI) liegt in den meisten Fällen bei unter einem Jahr – durch die vollständige Abschaltung des Altsystems und die nachhaltige Entlastung Ihrer Systemlandschaft.

Ticketsystem
Systemanalyse

Der erste Schritt jeder Archivierung eines Ticketsystems ist eine strukturierte Analyse Ihrer bestehenden Plattform. Sie liefert die Grundlage für eine belastbare Einschätzung von Projektdauer, Datenumfang und Archivierungsaufwand – ganz gleich, ob es sich um Jira, OTRS, SAP Solution Manager, ServiceNow oder ein anderes ITSM-System handelt.
Dabei erfassen wir sowohl technische als auch fachliche Aspekte, unter anderem:
  • Zugriffsmöglichkeiten auf das System bzw. die Datenbank
  • Struktur, Umfang und Datenvolumen der Tickets (Incidents, Changes, Requests etc.)
  • Relevanz und Aufbewahrungsbedarf der enthaltenen Informationen
  • Historien, Workflows, Anhänge und Schnittstellenabhängigkeiten
  • …
Die Ergebnisse dieser Analyse fassen wir für Sie in einem verbindlichen Festpreisangebot zusammen – inklusive klar definierter Leistungen und realistisch kalkulierter Projektdauer. So haben Sie maximale Planungs- und Entscheidungssicherheit – schon vor Projektstart.

Ticketsystem
Projektarchivierung

Nach der Systemanalyse beginnt das eigentliche Archivierungsprojekt – professionell gesteuert, transparent dokumentiert und auf maximale Entlastung Ihrer IT-Abteilung ausgerichtet.
Im Rahmen eines gemeinsamen Kick-off-Meetings klären wir alle organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen. Ab diesem Punkt übernehmen wir den Großteil der operativen Aufgaben für Sie:
  • Einrichtung des Datenzugangs oder API-Zugriffs
  • Export und Übernahme der relevanten Ticketdaten inkl. Historien, Kommentare und Anhänge
  • Optional: Erstellung individueller Reports oder Auswertungen auf Basis archivierter Tickets
  • Vollständige revisionssichere Dokumentation aller Prozessschritte
  • …
Unsere erfahrenen Projektleiter begleiten Sie während des gesamten Projekts – mit klaren Kommunikationswegen, definierten Verantwortlichkeiten und minimalem Ressourcenbedarf auf Kundenseite.
Zum Abschluss erfolgt eine strukturierte Test- und Abnahmephase, um sicherzustellen, dass alle Tickets vollständig, korrekt und nachvollziehbar archiviert wurden – revisionssicher und zugänglich.

Ticketsystem
Ergebnis der Archivierung

Nach Abschluss des Projekts sind alle relevanten Ticketdaten aus Ihrem stillgelegten System – z. B. Jira, OTRS, SAP Solution Manager oder ServiceNow – vollständig und strukturiert in unsere Archivlösung ViewBox überführt.
Die ViewBox ist ein webbasiertes Recherchesystem, das es berechtigten Stellen auch Jahre nach der Systemabschaltung ermöglicht, auf archivierte Service-Tickets, Statusverläufe, Kommunikation und Anhänge schnell, sicher und revisionssicher zuzugreifen – unabhängig vom ursprünglichen Ticketsystem.
Auf Wunsch lassen sich individuelle Reports auf Basis der archivierten Tickets erstellen – z. B. für interne Analysen, juristische Nachweise oder Datenschutzanfragen – ganz ohne aktiven Zugriff auf das ursprüngliche System.
Nach der erfolgreichen Abnahme kann das Altsystem vollständig abgeschaltet werden. Zum Projektabschluss erhalten Sie eine umfassende Projekt- und Verfahrensdokumentation, die alle Schritte nachvollziehbar abbildet – insbesondere:
  • die Art und Struktur der Datenübernahme
  • das Volumen und die Herkunft der archivierten Inhalte
  • die durchgeführten Tests und Abnahmen
  • …
Zusätzlich dokumentieren wir alle Projektschritte revisionssicher in unserem Jira-Ticketsystem – vom Erstexport bis zur finalen Abnahme und ggf. Löschung des Ursprungssystems. So ist der gesamte Prozess lückenlos nachvollziehbar – auch für externe Prüfstellen.
ViewBox – das Recherchesystem für archivierte Ticketsysteme
Zugriff auf Servicehistorien – unabhängig vom Ursprungssystem
Mit ViewBox bietet AvenDATA eine leistungsstarke, webbasierte Lösung für den Zugriff auf archivierte Inhalte aus stillgelegten Ticketsystemen wie Jira, OTRS, SAP Solution Manager, ServiceNow, Remedy und weiteren ITSM-Plattformen.
Über eine intuitive Weboberfläche lassen sich archivierte Tickets samt Kommentaren, Bearbeitungsverläufen, Anhängen und Eskalationsstufen strukturiert durchsuchen, analysieren und exportieren – jederzeit und weltweit verfügbar.
ViewBox ermöglicht:
  • Schnellzugriff auf einzelne Tickets oder komplette Ticketverläufe
  • Durchsuchbarkeit aller archivierten Inhalte inkl. Status und Workflows
  • Bereitstellung strukturierter Reports für Prüfzwecke oder interne Auswertungen
  • Rollenbasierten Zugriff für Fachbereiche, IT, Revision oder externe Prüfer
  • …
Ein besonderes Merkmal der ViewBox: automatisierte Datenlöschung. Auf Basis definierter Aufbewahrungsfristen lassen sich archivierte Tickets nachhaltig, regelbasiert und nachvollziehbar löschen – ganz ohne manuellen Aufwand. So erfüllen Sie Ihre Verpflichtungen aus DSGVO und GoBD langfristig und revisionssicher.
Die zugrunde liegende Cloud-Infrastruktur ist zertifiziert nach ISO 27001 und wird regelmäßig sicherheitstechnisch geprüft. ViewBox kann alternativ auch On-Premises betrieben werden – je nach Sicherheits- und Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens.
Mehr zur Softwarelösung ViewBox
ViewBox – Ihre Brücke
zu archivierten Ticketsystemen der Vergangenheit
Ob für Fachabteilungen, interne Revision, Datenschutzbeauftragte, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsabteilungen: Mit ViewBox bleiben Ihre archivierten Tickets aus stillgelegten Systemen – z. B. Jira, SAP Solution Manager, OTRS oder ServiceNow – vollständig durchsuchbar, nachvollziehbar und rechtssicher verfügbar. Und das ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche Ticketsystem.
Bereit für den
nächsten Schritt?
In einem kostenlosen Expertengespräch (ca. 60 Minuten) analysieren wir gemeinsam Ihr stillzulegendes Ticketsystem – etwa Jira, SAP Solution Manager, OTRS oder ServiceNow. Wir zeigen Ihnen live, wie Sie Ihre Ticketdaten effizient archivieren und die darin enthaltenen Informationen langfristig sicher und strukturiert nutzbar halten.
In diesem Gespräch erhalten Sie:
  • Eine präzise Abstimmung zur Datenstruktur, zu übernehmenden Feldern und Zugriffskonzept
  • Eine Live-Demo unserer Archivlösung ViewBox
  • Eine Vorstellung, wie strukturierte Abfragen, Ticketrecherchen oder Reportings erzeugt werden können
  • Eine belastbare Einschätzung zu Aufwand, Dauer und Kosten Ihres Archivierungsprojekts
  • …
Transparenz von Anfang an: Unsere Projektangebote basieren auf klar definierten Fixpreisen – garantiert ohne Nachverhandlungen. Qualität, Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns im Mittelpunkt.
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Archivierung von ITSM- und Ticketsystemen

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