Dateisysteme archivieren – Dateien sichern,
Informationen behalten, Compliance gewährleisten – mit AvenDATA.

Von klassischen Dateisystemen auf Netzlaufwerken über gemischte Ordnerstrukturen bis hin zu individuell organisierten Dokumentenablagen –
wir archivieren unstrukturierte Daten aus alten Filesystemen aller Art und Branchen – vom Berichtswesen bis zur Finanzdokumentation.

Die Herausforderung

Historische Dateien im alten Dateisystem sind wichtig – doch der Zugriff darauf wird zunehmend unmöglich
Im Zuge von IT-Migrationen, Serverabschaltungen oder dem Rückbau veralteter Verzeichnisstrukturen stehen Unternehmen regelmäßig vor einer kritischen Aufgabe:
Dateisysteme – oft über viele Jahre gewachsene Ordnerhierarchien mit Excel-, Word-, PowerPoint- oder PDF-Dokumenten – enthalten nach wie vor relevante Informationen für steuerliche, rechtliche oder betriebswirtschaftliche Zwecke.
Doch der Betrieb der zugehörigen Infrastruktur ist teuer, Dateiformate veralten, Softwarelizenzen laufen aus, und das Wissen um die ursprüngliche Ablagestruktur geht verloren.
Der Zugriff auf wichtige Dateien wird erschwert oder unmöglich – obwohl diese weiterhin verfügbar, durchsuchbar und revisionssicher vorgehalten werden müssen.
Genau hier setzt AvenDATA mit seiner Archivierungslösung für alte Dateisysteme an.

Bewährte Archivierungslösung
 aus über 17 Jahren Projekterfahrung

Die Archivierung unstrukturierter Dateisysteme – wie Excel-, Word-, PowerPoint- und PDF-Dokumente – wurde von AvenDATA in über 17 Jahren kontinuierlich erprobt, weiterentwickelt und in tausenden Projekten zur Systemstilllegung praxisnah optimiert.
Dank unseres strukturierten und etablierten Vorgehens konnten wir im Laufe der Jahre sämtliche Rückfragen – sei es durch Betriebsprüfungen, Fachabteilungen oder juristische Instanzen – zuverlässig und nachvollziehbar beantworten.
Unsere eigens entwickelte Software ViewBox hat sich dabei als leistungsfähige Lösung zur revisionssicheren Recherche und Auswertung bewährt.
Sie ist nicht nur bei zahlreichen Mittelständlern, sondern auch bei mehr als 50 % der DAX-Unternehmen im Einsatz – ein Beleg für ihre Stabilität, Flexibilität und Alltagstauglichkeit auf höchstem Niveau.
Ob Europa, Asien oder Nordamerika – ViewBox ist international im Einsatz.

Deine Dokumente leben weiter – als auffindbare und filterbare
Informationen in der ViewBox

Wir übernehmen nicht nur sämtliche Dateien aus deinem alten Dateisystem – wir sorgen auch dafür, dass du diese Dateien dauerhaft recherchieren, einsehen und nutzen kannst.
Dazu zählen unter anderem:
  • Die Nachbildung zentraler Ordnerstrukturen und Dokumentenklassifizierungen
  • Die Übernahme und strukturierte Abbildung individueller Ordnerlogiken oder benutzerdefinierter Dateibenennungen
  • Die revisionssichere Archivierung aller relevanten Dokumente – z. B. Rechnungen, Präsentationen, Arbeitsanweisungen, Berichte oder Verträge
  • Die Umsetzung spezifischer Filter- und Suchfunktionen, um Inhalte schnell auffindbar zu machen – unabhängig vom ursprünglichen Speicherort
  • Die digitale Signierung sämtlicher Dokumente zur Beweissicherung ihrer Unveränderbarkeit – für maximale Rechtssicherheit bei Betriebsprüfungen, internen Kontrollen oder juristischen Auseinandersetzungen.
  • …
Bereits vor Projektstart klären wir gemeinsam mit dir, welche Dateien und Strukturen künftig zugänglich bleiben sollen – sei es für steuerliche Zwecke, für rechtliche Nachweise oder zur unternehmensinternen Referenz.
Du profitierst dabei von unserer langjährigen Erfahrung aus einer Vielzahl von Archivierungsprojekten unterschiedlichster Dateisysteme und Branchen.
In der ViewBox kannst du deine Daten auch Jahre nach der Stilllegung deines Dateisystems recherchieren, durchsuchen und analysieren – ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche System.
Ob für externe Prüfungen, interne Fragestellungen oder rechtliche Anforderungen – du behältst den vollständigen Zugriff auf deine Inhalte, strukturiert, nachvollziehbar und jederzeit abrufbar.

Schneller Projektablauf
& großer wirtschaftlicher Nutzen (messbarer ROI)
– selbst bei umfangreichen Dateisystemen

Die Archivierung alter Dateisysteme dauert in der Regel zwischen 1 und 3 Monaten – abhängig von Datenmenge, Strukturkomplexität und Formatvielfalt.
Durch unsere klar definierte und standardisierte Vorgehensweise können wir auch große, historisch gewachsene Dateibestände effizient, sicher und nachvollziehbar archivieren.
So haben wir bereits Projekte mit hunderten Millionen Dateien und mehreren Terabyte an Dokumenten erfolgreich in unsere Archivlösung ViewBox überführt – inklusive strukturierter Ablage, Metadatenübernahme und vollständiger Dokumentation.
Dank unserer bewährten Projektmethodik profitieren unsere Kunden bereits nach kurzer Zeit von deutlichen Einsparungen – insbesondere bei Speicherkosten, Backup-Aufwand, Pflege veralteter Verzeichnisstrukturen, Softwarelizenzen für Altformate sowie internem IT-Support.
Der wirtschaftliche Nutzen zeigt sich dabei nicht nur in der Kostenreduktion, sondern auch in der Rechtssicherheit und der dauerhaft gesicherten Verfügbarkeit geschäftsrelevanter Inhalte.
In der überwiegenden Mehrheit unserer Projekte liegt der Return on Investment (ROI) bei weit unter einem Jahr – dank messbarer Einsparungen bei Lizenzen, Infrastruktur und internen Ressourcen.

Dateisystem
 Systemanalyse

Der erste Schritt jeder Archivierung eines alten Dateisystems ist eine detaillierte Analyse Ihrer bestehenden Dateiumgebung. Diese Analyse bildet die Grundlage für eine präzise Einschätzung der Projektdauer und der zu erwartenden Kosten im Rahmen der Archivierung Ihres alten Filesystems.
Dabei erfassen wir sowohl technische als auch organisatorisch-inhaltliche Aspekte, unter anderem:
  • Zugriffs- und Berechtigungsmöglichkeiten auf das bestehende Dateisystem (z. B. Netzlaufwerke, Fileserver)
  • Art, Struktur und Umfang der vorhandenen Dateien (z. B. Excel, Word, PowerPoint, PDF)
  • Relevanz bestimmter Ordnerbereiche und Dokumentengruppen (z. B. Projektberichte, Vertragsdokumentation, Jahresabschlüsse)
  • Individuelle Besonderheiten wie benutzerdefinierte Dateibenennungen, spezielle Ablagelogiken oder zusätzliche Metadaten
  • Technische Möglichkeiten des Datentransfers, z. B. über eine bereitgestellte SSD-Festplatte, ein physisches Rack oder gesichert per SFTP-Verbindung
  • …
Die Ergebnisse fassen wir für Sie in einem verbindlichen Festpreisangebot zusammen, das Ihnen maximale Planungs- und Entscheidungssicherheit bietet.

Dateisystem
Projektarchivierung

Nach Abschluss der Analyse beginnt das eigentliche Projekt – strukturiert, effizient und mit klar definierten Meilensteinen.
Im Rahmen eines gemeinsamen Kick-off-Meetings klären wir mit Ihrem Team alle organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen. Ab diesem Zeitpunkt übernehmen wir den Großteil der Aufgaben für Sie:
  • Einrichtung des Dateisystemzugangs (z. B. per VPN, gesicherter Datenexport oder Festplattenbereitstellung)
  • Export und Übernahme der relevanten Ordner- und Dateiinhalte
  • Strukturierte Nachbildung der ursprünglichen Dateilogik in der Archivsoftware ViewBox
  • Dokumentation aller Schritte zur Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit
  • Digitale Signierung der Dokumente zur Beweissicherung ihrer Unveränderbarkeit
  • …
Unsere erfahrenen Projektleiter begleiten Sie während des gesamten Prozesses und sorgen für einen reibungslosen Ablauf mit minimalem Ressourceneinsatz auf Ihrer Seite.
Zum Projektabschluss führen wir gemeinsam strukturierte Test- und Abnahmephasen durch – um sicherzustellen, dass alle Inhalte vollständig, korrekt und transparent recherchierbar archiviert wurden.

Dateisystem
 Ergebnis der Archivierung

Nach Abschluss des Projekts sind alle relevanten Ordnerstrukturen, Dateien und Dokumentengruppen aus Ihrem alten Dateisystem in unsere eigens entwickelte Softwarelösung ViewBox überführt.
Die ViewBox ist ein webbasiertes Recherchesystem, das Ihnen und berechtigten Stellen auch Jahre nach der Stilllegung des ursprünglichen Dateisystems einen schnellen, sicheren und nachvollziehbaren Zugriff auf die archivierten Inhalte ermöglicht.
Ein besonderer Mehrwert: Wir rekonstruieren zentrale Ablagestrukturen und verknüpfte Informationen so, dass auch fachliche, steuerliche oder juristische Auswertungen weiterhin problemlos möglich sind – ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche Netzlaufwerk oder Filesystem.
Nach erfolgreicher Implementierung und Abnahme der ViewBox kann das ursprüngliche Dateisystem vollständig außer Betrieb genommen werden.
Zum Projektabschluss erhalten Sie eine umfassende Projektdokumentation bzw. Verfahrensdokumentation, die alle Schritte transparent darstellt – insbesondere im Hinblick auf:
  • die Art des Datentransfers und der Datenübernahme
  • die Struktur und Kategorisierung der archivierten Inhalte
  • die durchgeführten Test- und Abnahmephasen …
  • …
Darüber hinaus dokumentieren wir alle Einzelschritte der Archivierung revisionssicher in unserem Jira-Ticketsystem – vom Datenexport über die Systemintegration bis zur finalen Abnahme und ggf. späteren Löschung des Quellsystems. Damit ist auch für Dritte oder externe Prüfer jederzeit nachvollziehbar, wie die Archivierung durchgeführt wurde.
Software und Recherchesystem ViewBox
– archivierte Dateisysteme
intelligent nutzbar machen
Mit ViewBox bietet AvenDATA ein leistungsstarkes Lese- und Recherchesystem, das speziell für den Zugriff auf Inhalte aus stillgelegten Dateisystemen entwickelt wurde.
Über eine intuitive Weboberfläche ermöglicht ViewBox das schnelle Auffinden, strukturierte Analysieren und gezielte Bereitstellen archivierter Ordnerstrukturen und Dokumente – ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche Dateisystem, Netzlaufwerk oder Fileserver.
ViewBox sorgt dafür, dass Ihre Dateien:
  • auch Jahre nach der Stilllegung verständlich und nutzbar bleiben
  • jederzeit revisionssicher abrufbar sind
  • strukturiert für interne und externe Prüfprozesse bereitstehen
  • …
Ein besonderes Merkmal: ViewBox verfügt über eine automatisierte Datenlöschung. Auf Basis definierter Aufbewahrungsfristen lassen sich archivierte Dateien nach Ablauf gesetzlicher oder unternehmensinterner Vorgaben regelbasiert und nachvollziehbar löschen. So bleiben Sie DSGVO- und GoBD-konform – ganz ohne manuellen Aufwand.
Die Anwendung basiert auf einer zertifizierten Cloud-Infrastruktur und durchläuft regelmäßige Sicherheits- und Funktionstests – kann aber ebenso problemlos in einer On-Premise-Umgebung betrieben werden, je nach Ihren individuellen Compliance- oder IT-Anforderungen.
Mehr zur Softwarelösung ViewBox
ViewBox – Ihre Brücke
zur strukturierten Nutzung alter Dateisysteme
Für Fachabteilungen, Steuerprüfer, Wirtschaftsprüfer, interne Controller oder Rechtsabteilungen: Ihre archivierten Dateien bleiben vollständig durchsuchbar, verständlich und auswertbar – ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche System oder Dateiserver.
Bereit für den
nächsten Schritt?
In einem einstündigen Expertengespräch analysieren wir gemeinsam Ihre Dateisysteme – egal ob historisch gewachsene Ordnerstrukturen, Projektverzeichnisse oder unstrukturierte Dokumentenablagen.
Wir zeigen Ihnen live, wie Sie Ihr Filesystem effizient stilllegen und gleichzeitig langfristig auf alle Inhalte zugreifen können – inklusive:
  • einer strukturierten Abstimmung zur Datenstruktur, Datenübernahme und Dokumentenklassifikation
  • einer Live-Demo unserer Lösung ViewBox
  • einer Erläuterung, wie wir Filter, Metadaten und Dokumentenbeziehungen abbilden
  • einer belastbaren Einschätzung zu Aufwand, Projektdauer und Kosten
  • …
Transparenz von Anfang an:
Unsere Projektangebote basieren auf klar definierten Fixpreisen – garantiert ohne Nachverhandlungen. Und: Qualität, Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns im Mittelpunkt.
Unsere Projektangebote basieren auf klar definierten Fixpreisen – garantiert ohne Nachverhandlungen. Und: Qualität, Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns im Mittelpunkt.
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