SAP abschalten – ohne SAP ILM.
Daten behalten, verstehen und nutzen – mit AvenDATA.

Von R/3 über ECC 6.0 bis HANA: Wir archivieren SAP-Systeme aller Generationen und Branchenlösungen – vom Bank
Analyzer bis zum IS-U-Modul. Revisionssicher, performant und ganz ohne SAP ILM.

Die Herausforderung

Viele Unternehmen stehen vor der Aufgabe, dass ihre SAP-Altsysteme weiterhin hohe Kosten verursachen – obwohl sie operativ keine Rolle mehr spielen. Der Grund: Aus rechtlichen Gründen – insbesondere zur Einhaltung von Aufbewahrungsfristen – dürfen die Systeme nicht einfach abgeschaltet werden.
SAP ILM (Information Lifecycle Management) ist die von SAP angebotene Lösung zur Datenarchivierung und regelbasierten Datenlöschung. Doch der Einsatz bringt erhebliche Herausforderungen mit sich: Die Lösung ist tief in die SAP-Landschaft integriert, erfordert ein aktives System und ist ohne umfassendes Customizing kaum nutzbar.
Typische Probleme im Umgang mit SAP ILM und Altsystemen:
Komplexes Customizing: SAP ILM muss individuell konfiguriert werden – Tabellen, Archivobjekte, Löschregeln und Berechtigungen müssen aufwendig angepasst werden.
Hoher Implementierungsaufwand: Die Einführung dauert oft Monate und bindet interne wie externe Ressourcen.
Laufende Lizenz- und Wartungskosten: Auch in der Stilllegung entstehen laufende SAP-spezifische Kosten.
Technisch veraltete Infrastrukturen: Alte Hardware und SAP-Versionen verursachen Betriebskosten und Sicherheitsrisiken.
Fehlende Flexibilität: ILM ist stark an das SAP-System gekoppelt – ein Betrieb außerhalb des SAP-Kontexts ist kaum möglich.
AvenDATA bietet hier eine günstigere, schnellere und dadurch bessere Alternative: Eine vollständig webbasierte Lösung zur revisionssicheren Archivierung Ihrer SAP-Daten – unabhängig vom SAP-System, ohne langwieriges Customizing, sofort einsatzbereit.

Bewährte Alternative zu SAP ILM
aus über aus über 17 Jahren Projekterfahrung

Die Archivierung historischer SAP-Daten wurde von AvenDATA über mehr als 17 Jahre hinweg konsequent weiterentwickelt – als praxisnahe und revisionssichere Alternative zu SAP ILM. In hunderten Projektumsetzungen haben wir unsere Lösung kontinuierlich optimiert, um sämtliche Anforderungen aus Fachbereichen, Betriebsprüfungen und juristischen Rückfragen verlässlich abzudecken.
Herzstück ist unser Recherchesystem ViewBOX, das sich in der Prüfungspraxis ebenso bewährt hat wie im unternehmensweiten Zugriff. Es ersetzt komplexe ILM-Strukturen durch eine klar strukturierte, webbasierte Oberfläche – benutzerfreundlich, performant und compliance-konform.
Heute setzen über 50 % der DAX-Unternehmen auf ViewBOX – ein deutliches Zeichen für Stabilität, Flexibilität und internationale Einsatzfähigkeit. Ob Europa, Asien oder Nordamerika: Unsere Lösung ist weltweit im produktiven Einsatz.

Ihre SAP-Auswertungen leben weiter – als interaktive Reports
in der ViewBox

Auch nach der Stilllegung Ihres SAP-Systems bleiben Ihre Auswertungen erhalten – lebendig, nachvollziehbar und jederzeit abrufbar. AvenDATA übernimmt nicht nur sämtliche relevanten Daten, sondern stellt sicher, dass Sie diese dauerhaft über die webbasierte Lösung ViewBox nutzen können – ganz ohne SAP ILM.
Unsere Leistungen im Überblick:
  • Nachbildung zentraler SAP-Standardreports und betriebswirtschaftlicher Auswertungen
  • Umsetzung individueller Reports – inklusive kundenspezifischer Z-Reports
  • Archivierung aller zugehörigen Belege wie Rechnungen, Buchungsbelege oder Aufträge für vollständige Nachvollziehbarkeit
  • …
Bereits vor Projektstart klären wir gemeinsam, welche Reports künftig benötigt werden – sei es für steuerliche Anforderungen, rechtliche Pflichten oder betriebswirtschaftliche Analysen. Unsere Erfahrung aus zahlreichen SAP-Stilllegungen in verschiedensten Branchen fließt dabei direkt in die Umsetzung ein.
In der ViewBox bleiben diese Reports über Jahre hinweg verfügbar – zur Recherche, Auswertung oder Prüfung. Und das völlig unabhängig vom ursprünglichen SAP-System, ohne laufende SAP-Lizenzen.
Ob Betriebsprüfung, interne Revision oder juristische Anfrage – mit ViewBox behalten Sie den Überblick. Revisionssicher. Filterbar. Jederzeit verfügbar.

Schneller Projektablauf & messbarer ROI
– selbst bei komplexen
SAP-Systemen

Die Stilllegung eines SAP-Systems dauert in der Regel zwischen 1 und 6 Monaten – je nach Systemkomplexität und Datenvolumen. Dank unserer klar strukturierten, standardisierten Projektmethodik können wir auch große SAP-Landschaften effizient und sicher archivieren.
So haben wir bereits SAP-Systeme mit über 30 Terabyte Datenvolumen erfolgreich in unsere Archivlösung überführt – inklusive Standardreports, Z-Reports und vollständiger Belegarchivierung.
Unsere Kunden profitieren schnell von deutlichen Einsparungen – insbesondere bei:
  • SAP- und ECM-Lizenzen
  • Datenbanken und Betriebssystemen
  • Wartungs- und Infrastrukturkosten
  • internem Personalaufwand
In der Mehrzahl unserer Projekte liegt der ROI bei unter 12 Monaten – durch spürbar geringere Betriebskosten und den Wegfall unnötiger Systemlasten.

SAP
 Systemanalyse

Der erste Schritt jeder SAP-Systemstilllegung ist eine detaillierte Analyse Ihres bestehenden Systems. Diese Analyse bildet die Grundlage für die genaue Einschätzung von Projektdauer und Kosten im Rahmen der Archivierung Ihres SAP-Altsystems.
Dabei erfassen wir sowohl technische als auch betriebswirtschaftliche Aspekte, unter anderem:
  • Zugriffsmöglichkeiten auf das SAP-System
  • Art, Struktur und Größe der Datenbank
  • Umfang und Relevanz der vorhandenen SAP-Berichte
  • Individuelle Besonderheiten wie Z-Reports oder Schnittstellen
  • …
Die Ergebnisse fassen wir für Sie in einem verbindlichen Festpreisangebot zusammen, das Ihnen maximale Planungs- und Entscheidungssicherheit bietet.

SAP
 Projektarchivierung

Nach Abschluss der Systemanalyse beginnt das eigentliche Projekt – strukturiert, effizient und mit klar definierten Meilensteinen.
Im Rahmen eines gemeinsamen Kick-off-Meetings klären wir mit Ihrem Team alle organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen. Ab diesem Punkt übernehmen wir den Großteil der Aufgaben für Sie:
  • Einrichtung des Systemzugangs
  • Export und Übernahme der relevanten Daten
  • Nachbildung wichtiger Reports und Z-Reports
  • Dokumentation aller Schritte zur Revisionssicherheit
  • …
Die Projektdauer liegt – abhängig von der Komplexität – zwischen 1 und 6 Monaten. Unsere erfahrenen Projektleiter begleiten Sie während des gesamten Prozesses und sorgen für einen reibungslosen Ablauf mit minimalem Ressourceneinsatz auf Ihrer Seite.
Zum Projektabschluss führen wir gemeinsam strukturierte Test- und Abnahmephasen durch, um sicherzustellen, dass alle Daten vollständig, korrekt und nachvollziehbar archiviert wurden.

SAP
 Ergebnis der Archivierung

Nach Abschluss des Projekts sind alle relevanten Tabellen, Dokumente und Berichte aus Ihrem SAP-System in unsere eigens entwickelte Softwarelösung ViewBox überführt.
Die ViewBox ist ein webbasiertes Recherchesystem, das Ihnen und berechtigten Stellen auch Jahre nach der SAP-Stilllegung einen schnellen, sicheren und nachvollziehbaren Zugriff auf die archivierten Informationen ermöglicht.
Ein besonderer Mehrwert: Wir rekonstruieren alle wichtigen Standard- und Individualreports (z. B. Z-Reports), sodass auch fachliche, steuerliche oder juristische Auswertungen weiterhin problemlos möglich sind – ganz ohne SAP-Lizenz.
Nach erfolgreicher Implementierung und Abnahme der ViewBox kann das ursprüngliche SAP-System vollständig außer Betrieb genommen werden.
Zum Projektabschluss erhalten Sie eine umfassende Projektdokumentation/Verfahrensdokumentation, die alle Schritte nachvollziehbar darstellt – insbesondere mit Blick auf:
  • die Art der Datenübernahme
  • die Struktur der archivierten Inhalte
  • die durchgeführten Test- und Abnahmephasen
  • …
Zudem dokumentieren wir alle Einzelschritte der Archivierung revisionssicher in unserem Jira-Ticketsystem – vom Datenexport bis zur finalen Abnahme und ggf. späteren Löschung des Quellsystems. Damit ist auch für Dritte oder Prüfer jederzeit nachvollziehbar, wie die Archivierung durchgeführt wurde.
Berücksichtigung von ADK-Archivdateien
und DART-Extrakten
Neben der vollständigen Stilllegung und Archivierung Ihres SAP-Systems berücksichtigen wir selbstverständlich auch folgende Punkte:
  • ADK-Archivdateien:
     Bereits archivierte Daten in Form von ADK-Dateien werden von uns eingebunden und bleiben weiterhin zugänglich.
  • DART-Datenextrakte:
     Unsere Lösung unterstützt die Verarbeitung von DART-Extrakten, sodass steuerlich relevante Auswertungen auch nach der SAP-Abschaltung möglich bleiben.
ViewBox – archivierte SAP-Daten intelligent nutzbar machen
Das Software- und Recherchesystem von AvenDATA
Mit ViewBox stellt AvenDATA ein leistungsstarkes, webbasiertes Recherchesystem bereit, das speziell für den Zugriff auf Daten aus stillgelegten SAP- und anderen Altsystemen entwickelt wurde.
Über eine intuitive Weboberfläche können archivierte Informationen schnell gefunden, strukturiert analysiert und gezielt bereitgestellt werden – vollständig unabhängig vom ursprünglichen SAP-System oder SAP ILM.
Ihre Vorteile mit ViewBox:
  • Verständlicher Zugriff auf archivierte Daten – auch Jahre nach der Stilllegung
  • Revisionssichere Recherchefunktionen für interne und externe Prüfungen
  • Strukturiertes Datenmanagement zur Unterstützung von Audits, Betriebsprüfungen und juristischen Rückfragen
  • …
Ein herausragendes Merkmal: ViewBox bietet eine regelbasierte Datenlöschung. Auf Basis gesetzlicher oder unternehmensinterner Aufbewahrungsfristen werden Altdaten automatisiert gelöscht – DSGVO- und GoBD-konform, ganz ohne manuellen Aufwand.
Die Software selbst sowie die darunterliegende Cloud-Infrastruktur sind mehrfach zertifiziert und werden regelmäßig unabhängigen Sicherheits- und Funktionstests unterzogen – für maximale Verfügbarkeit und Schutz Ihrer sensiblen Unternehmensdaten.
Die Software selbst sowie die darunterliegende Cloud-Infrastruktur sind mehrfach zertifiziert und werden regelmäßig unabhängigen Sicherheits- und Funktionstests unterzogen – für maximale Verfügbarkeit und Schutz Ihrer sensiblen Unternehmensdaten.
Mehr zur Softwarelösung ViewBox
ViewBox – Ihre Brücke
für alle Ihre Legacy Systeme/Altsysteme in die Vergangenheit
Für Fachabteilungen, Steuerprüfer, Wirtschaftsprüfer, interne Controller oder Rechtsabteilungen: Ihre archivierten SAP-Daten bleiben vollständig durchsuchbar, verständlich und auswertbar – ganz ohne SAP-Zugang
Bereit für den
nächsten Schritt?
In einem kostenlosen, einstündigen Expertengespräch analysieren wir gemeinsam Ihr SAP-System – ganz gleich, ob ECC, S/4HANA oder R/3. Dabei zeigen wir Ihnen live, wie Sie Ihr System effizient stilllegen und Ihre Daten ohne SAP ILM dauerhaft verfügbar und nutzbar halten.
AvenDATA bietet eine leistungsstarke Alternative zu SAP ILM – einfacher in der Anwendung, klar kalkulierbar im Aufwand und unabhängig vom SAP-Lizenzmodell. Inhalte des Gesprächs:
  • Gemeinsame Abstimmung zur Datenstruktur, Datenübernahme und Reportlandschaft
  • Live-Demo unserer Archivierungs- und Recherchelösung ViewBox
  • Einblick in die Replikation zentraler SAP-Reports (z. B. FI, CO, MM, SD, u. a.)
  • Verlässliche Einschätzung zu Projektaufwand, Dauer und Kosten
  • …
Transparenz von Anfang an:
Unsere Angebote basieren auf klar definierten Fixpreisen – ohne versteckte Kosten oder Nachverhandlungen. Qualität, Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns an erster Stelle.
Unsere Angebote basieren auf klar definierten Fixpreisen – ohne versteckte Kosten oder Nachverhandlungen. Qualität, Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns an erster Stelle.
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