Systeme abschalten – Daten intelligent managen
Data Lifecycle Managements (DLM) im Griff – mit AvenDATA.

Ob ERP, CRM, HR-, DMS- oder proprietäre Altsysteme – wir archivieren Ihre Altanwendungen revisionssicher, compliancekonform und vollständig
durchsuchbar. Für jede Branche, jede Plattform, jede Historie.

Die Herausforderung

Ein professionelles Data Lifecycle Management (DLM) verlangt, dass Daten nicht nur erzeugt, genutzt und analysiert werden – sondern am Ende ihrer aktiven Nutzung auch kontrolliert und wirtschaftlich vertretbar archiviert oder gelöscht werden.
Viele Unternehmen scheitern genau an diesem letzten Schritt:
  • Historische Daten bleiben in Altsystemen zurück, die aus Compliance-Gründen weiterbetrieben werden müssen
  • Die Systeme verursachen weiterhin Kosten – obwohl sie operativ keine Rolle mehr spielen
  • IT-Infrastrukturen veralten, externe Wartungsverträge laufen weiter, interne Ressourcen werden gebunden
  • Sicherheitsrisiken nehmen zu, je älter und ungewarteter die Umgebung ist
  • Ein übergreifender Blick auf den Datenbestand fehlt – DLM-Ziele wie Effizienz, Transparenz und Governance bleiben unerreicht
Die Folge: Der Lebenszyklus der Daten endet nicht – sondern hängt in veralteten Systemen fest. Das verursacht nicht nur Kosten, sondern widerspricht jedem modernen Datenmanagement.

Globale Archivierungslösungen
aus über für den gesamten Datenlebenszyklus

Internationaler Einsatz plus DLM-Fokus
Die Archivierung und langfristige Nutzung von Altsystemdaten ist ein zentraler Bestandteil eines durchdachten Data Lifecycle Managements (DLM). Seit über 17 Jahren begleitet AvenDATA Unternehmen weltweit dabei, Daten aus veralteten Anwendungen sicher zu archivieren, compliancekonform vorzuhalten und strukturiert zugänglich zu machen – unabhängig vom Ursprungssystem.
Unsere Archivierungsprozesse wurden auf Basis über tausend erfolgreichen Projekten entwickelt und stetig weiter verfeinert. Dabei haben wir alle relevanten Anforderungen aus Betriebsprüfungen, rechtlichen Fragestellungen und internen Kontrollen berücksichtigt – und in eine zuverlässige, praxistaugliche Lösung überführt.
Im Mittelpunkt steht unsere Software ViewBox: ein revisionssicheres, benutzerfreundliches Recherchesystem, das Altdaten effizient nutzbar macht. Ob steuerlich, rechtlich oder analytisch – ViewBox ermöglicht strukturierten Zugriff über den gesamten Datenlebenszyklus hinweg. Kein Wunder, dass sie heute bei über 50 % der DAX-Unternehmen produktiv im Einsatz ist.
Vom Mittelstand bis zum internationalen Konzern, von Europa bis Nordamerika und Asien – ViewBox ist weltweit einsetzbar und erfüllt höchste Ansprüche an Datensicherheit, Transparenz und DLM-Konformität.

Historische Daten sichern. Berichte nachvollziehen.
DLM-konform handeln.

Wir übernehmen nicht nur die vollständigen Daten aus Ihrem Altsystem – wir stellen auch sicher, dass Sie diese Daten in der ViewBox dauerhaft strukturiert analysieren, recherchieren und nachvollziehen können. Denn im Rahmen eines professionellen Data Lifecycle Managements (DLM) spielen archivierte Reports und Auswertungen eine zentrale Rolle.
Dazu gehören beispielsweise:
  • Der Nachbau relevanter Standardberichte und betriebswirtschaftlicher Auswertungen
  • Die Umsetzung individueller, kundenspezifischer Reports – einschließlich eigenentwickelter Auswertungen
  • Die Archivierung aller dazugehörigen Belege (z. B. Rechnungen, Aufträge, Buchungsjournale etc.), um Reportinhalte nachvollziehbar zu machen
Bereits vor Projektstart klären wir gemeinsam mit Ihnen, welche Reports langfristig benötigt werden – sei es für steuerliche Anforderungen, interne Analysen oder gesetzliche Nachweispflichten. Sie profitieren dabei von unserer langjährigen Erfahrung mit der Archivierung unterschiedlichster Systeme, Branchen und Auswertungslogiken.
In der ViewBox bleiben diese Berichte auch Jahre nach der Systemstilllegung verständlich, filterbar und vollständig verfügbar – ganz ohne das ursprüngliche Anwendungssystem oder zusätzliche Lizenzen.
Ob für Audits, interne Rückfragen oder rechtliche Klärungen – Sie haben jederzeit Zugriff auf strukturierte Auswertungen im Rahmen eines durchdachten DLM-Konzepts.

Effizienter Projektablauf & messbarer wirtschaftlicher Nutzen Schnelle Umsetzung
– spürbare Einsparung – nachhaltiger ROI

Die Archivierung eines Altsystems dauert in der Regel zwischen 1 und 6 Monaten – abhängig von Komplexität, Datenstruktur und Umfang. Durch unsere standardisierte und praxiserprobte Vorgehensweise können wir auch umfangreiche Systeme effizient, sicher und nachvollziehbar archivieren.
Selbst Projekte mit mehreren Terabyte Datenvolumen und komplexen Datenbeziehungen wurden bereits erfolgreich in unsere Archivlösung überführt – inklusive Reports, individueller Auswertungen und vollständiger Dokumentation.
Unsere Kunden profitieren dabei schnell von messbaren Vorteilen, z. B. durch:
  • Wegfall laufender Lizenzkosten für Altanwendungen und Datenbanken
  • Einsparung bei Wartung und Hosting veralteter Infrastruktur
  • Reduktion interner Aufwände durch zentrale, revisionssichere Datenverfügbarkeit
  • Optimierung der Compliance im Rahmen moderner DLM-Strategien
In den meisten Projekten liegt der Return on Investment (ROI) bei unter einem Jahr – durch spürbare Entlastung der IT, klare Budgetkontrolle und die nachhaltige Integration der archivierten Daten in ein ganzheitliches Data Lifecycle Management.

Systemanalyse –
der erste Schritt zur erfolgreichen Archivierung

Am Anfang jedes Archivierungsprojekts steht eine detaillierte Analyse deines bestehenden Altsystems. Diese bildet die Grundlage für eine realistische Einschätzung von Projektdauer, Datenumfang und technischen Anforderungen – und für ein verbindliches Festpreisangebot mit voller Planungssicherheit.
Im Rahmen der Analyse erfassen wir unter anderem:
  • Zugriffsmöglichkeiten auf das bestehende System (z. B. via Datenbankzugriff, API, Datei-Export)
  • Art, Struktur und Größe der zugrunde liegenden Daten
  • Relevanz vorhandener Reports, Auswertungen und Belegarten
  • Individuelle Besonderheiten wie Eigenentwicklungen, Schnittstellen oder Zusatzmodule
Alle Ergebnisse werden strukturiert dokumentiert und in ein klares Angebot überführt – damit du verlässlich entscheiden kannst, wann und wie dein Altsystem archiviert wird.

Projektarchivierung –
klar strukturiert, sicher umgesetzt

Nach Abschluss der Analyse beginnt das eigentliche Archivierungsprojekt – mit einem gemeinsamen Kick-off und definierten Meilensteinen. Ab diesem Punkt übernehmen wir den Großteil der technischen und organisatorischen Aufgaben für dich.
Typische Projektschritte:
  • Einrichtung der Systemzugänge und Export-Schnittstellen
  • Übernahme und Strukturierung der relevanten Daten
  • Nachbildung zentraler Reports und individueller Auswertungen
  • Dokumentation aller Verarbeitungsschritte zur Revisionssicherheit
Je nach Systemkomplexität dauert ein Projekt zwischen 1 und 6 Monaten. Unsere erfahrenen Projektleiter begleiten dich durch alle Phasen – von der Abstimmung bis zur Abnahme. Dank klarer Prozesse, standardisierter Methodik und transparenter Kommunikation bleibt dein interner Aufwand dabei minimal.
Zum Projektabschluss führen wir strukturierte Test- und Freigabeprozesse durch – damit sichergestellt ist, dass alle Daten vollständig, korrekt und nachvollziehbar archiviert wurden.

Ergebnis der Archivierung –
vollständiger Zugriff, auch Jahre später

Nach Projektabschluss sind alle relevanten Tabellen, Belege und Berichte aus deinem Altsystem in unsere Softwarelösung ViewBox überführt. Das webbasierte Recherchesystem bietet berechtigten Nutzern auch Jahre nach der Stilllegung schnellen, sicheren und revisionssicheren Zugriff – unabhängig vom ursprünglichen Anwendungssystem.
Ein besonderer Mehrwert: Wir rekonstruieren alle wesentlichen Standard- und Individualreports – sodass auch fachliche, steuerliche oder rechtliche Auswertungen problemlos möglich bleiben, ganz ohne zusätzliche Lizenzen oder technische Abhängigkeiten.
Nach der erfolgreichen Implementierung und Freigabe kann das Ursprungssystem vollständig außer Betrieb genommen werden – rechtssicher und dokumentiert.
Zum Projektabschluss erhältst du eine umfassende Verfahrensdokumentation, die u. a. folgende Punkte beinhaltet:
  • Art und Umfang der Datenübernahme
  • Struktur und Aufbereitung der archivierten Inhalte
  • Durchführung und Ergebnisse von Test- und Freigabeprozessen
  • Festgehaltene Prozessschritte im Rahmen des Data Lifecycle Managements
Alle Vorgänge werden darüber hinaus revisionssicher in unserem Ticketsystem dokumentiert – vom Datenexport bis zur finalen Abnahme und ggf. späteren Löschung des Quellsystems. So bleibt die gesamte Archivierung auch für Dritte oder Prüfer jederzeit nachvollziehbar.
Software und Recherche- system ViewBox
Archivierte Daten intelligent nutzbar machen
Mit ViewBox bietet AvenDATA ein leistungsstarkes, webbasiertes Recherchesystem für Daten aus stillgelegten Altsystemen. Die Anwendung wurde speziell entwickelt, um auch nach der Systemabschaltung einen schnellen, strukturierten und revisionssicheren Zugriff auf historische Informationen zu ermöglichen – ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche Quellsystem.
ViewBox sorgt dafür, dass archivierte Daten:
  • auch Jahre später verständlich, filterbar und auswertbar bleiben
  • jederzeit rechtssicher abrufbar sind – intern wie extern
  • strukturiert für Audits, Prüfungen und interne Analysen bereitstehen
Ein wesentliches Merkmal im Sinne des Data Lifecycle Managements (DLM) ist die integrierte automatisierte Datenlöschung: Nach definierten Aufbewahrungsfristen können Daten regelbasiert und revisionssicher gelöscht werden – gemäß DSGVO, GoBD oder individuellen Unternehmensrichtlinien. Und das – ohne manuellen Aufwand.
Die ViewBox läuft wahlweise in zertifizierten Cloud-Umgebungen oder als On-Premise-Lösung – je nach deinen Anforderungen an Sicherheit, Kontrolle und Compliance. Die zugrunde liegende Infrastruktur wird regelmäßig Sicherheits- und Funktionstests unterzogen und erfüllt höchste Standards – für maximale Verlässlichkeit im gesamten Datenlebenszyklus.
ViewBox – Deine Brücke
zu stillgelegten Altsystemen
Archivdaten verständlich, durchsuchbar und auswertbar – jederzeit und ohne Originalsystem
Ob für Fachabteilungen, Steuerprüfer, Wirtschaftsprüfer, interne Controller oder Rechtsabteilungen – mit ViewBox bleiben deine archivierten Daten aus alten Systemen vollständig zugänglich.
  • Ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche System kannst du:
  • strukturierte Auswertungen durchführen
  • Prüfanforderungen jederzeit erfüllen
  • fachliche, rechtliche und betriebswirtschaftliche Fragestellungen fundiert beantworten
ViewBox verbindet rechtssichere Archivierung mit praktischer Nutzbarkeit – als leistungsstarkes Recherchesystem für alle Unternehmensbereiche.
Bereit für den
nächsten Schritt?
Dann sprechen wir über dein Altsystem – und deinen zukünftigen Datenlebenszyklus.
In einem kompakten, einstündigen Expertengespräch analysieren wir gemeinsam dein Altsystem – unabhängig davon, ob es sich um ein ERP-, CRM-, Lohn- oder DMS-System handelt. Ziel ist es, dir zu zeigen, wie du deine Anwendung sicher stilllegst und deine Daten langfristig verfügbar und auswertbar hältst – im Einklang mit einem modernen Data Lifecycle Management (DLM).
In diesem Gespräch erhältst du:
  • Eine fundierte Einschätzung zur Datenstruktur, Datenübernahme und Reportlage
  • Eine Live-Demo unserer Archivierungs- und Recherchelösung ViewBox
  • Einblick in unsere Vorgehensweise zur Replikation von Standard- und Individualauswertungen
  • Eine belastbare Einschätzung zu Projektlaufzeit, Aufwand und Kosten – zum Festpreis
Transparenz von Anfang an:
Unsere Projektangebote basieren auf klar definierten Fixpreisen – garantiert ohne Nachverhandlungen. Und: Qualität, Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns im Mittelpunkt.
Unsere Projektangebote basieren auf klar definierten Fixpreisen – garantiert ohne Nachverhandlungen. Und: Qualität, Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns im Mittelpunkt.
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