Legal Hold –
Schutz rechtlich relevanter Daten

Die Legal Hold-Funktion ermöglicht es, bestimmte Daten und Dokumente gezielt vor Löschung zu schützen – etwa bei Rechtsstreitigkeiten, Audits oder internen Untersuchungen. Definierte Inhalte bleiben unverändert erhalten, wodurch gesetzliche Aufbewahrungsfristen, Compliance-Vorgaben und internationale Standards zuverlässig eingehalten werden können.

Legal Hold & Datenlöschung –
Rechtssicherheit und Datenintegrität in stillgelegten Altsystemen

Mit der ViewBox, unserem speziell entwickelten Recherchesystem für stillgelegte Altsysteme, bieten wir Unternehmen zwei zentrale Funktionen zur datenschutzkonformen Archivverwaltung: Legal Hold und kontrollierte Datenlöschung. Beide Funktionen sichern den rechtlich einwandfreien Umgang mit archivierten Informationen – vom Schutz über die gesetzlich geforderte Aufbewahrung bis zur revisionssicheren Löschung.

Gesetzliche Grundlagen

Relevante gesetzliche Grundlagen:

DSGVO
(Art. 17 Abs. 3 – Ausnahmen vom Recht auf Löschung)

Die Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet Unternehmen, personenbezogene Daten zu löschen – es sei denn, sie werden zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt. Die Legal Hold-Funktion stellt sicher, dass solche Daten gezielt geschützt und revisionssicher archiviert werden, solange dies rechtlich erforderlich ist.

HGB und
Abgabenordnung (AO)

Nach Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung müssen geschäftsrelevante Unterlagen – wie Jahresabschlüsse, Buchungsbelege oder Handelsbriefe – bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Legal Hold-Funktion verhindert, dass diese Daten versehentlich gelöscht werden, und gewährleistet ihre vollständige und beweiskräftige Verfügbarkeit bei Betriebsprüfungen oder juristischen Auseinandersetzungen.

Sarbanes-Oxley
Act (SOX)

Der US-amerikanische Sarbanes-Oxley Act verpflichtet international agierende und börsennotierte Unternehmen zur langfristigen und nachvollziehbaren Archivierung geschäftlicher und finanzieller Informationen. Mit Legal Hold lassen sich diese Vorgaben auch in abgeschalteten Altsystemen erfüllen, da relevante Daten zuverlässig vor Löschung geschützt und jederzeit abrufbar bleiben.

eDiscovery-Vorgaben
(z. B. in den USA)

In vielen internationalen Rechtsordnungen – insbesondere in den USA – sind Unternehmen verpflichtet, bei Ermittlungen oder Gerichtsverfahren elektronische Beweismittel in strukturierter Form bereitzustellen. Die Legal Hold-Funktion der ViewBox unterstützt dabei, relevante Daten dauerhaft zu sichern und den rechtlichen Anforderungen an Transparenz und Nachweisbarkeit gerecht zu werden.

Datenlöschung –
Sicher, automatisiert und revisionssicher

Sobald gesetzliche oder interne Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, ermöglicht die ViewBox eine vollständig kontrollierte Löschung archivierter Daten. Die Funktion ist automatisierbar, vollständig protokolliert und garantiert eine konforme Umsetzung der Löschanforderungen.

Zentrale Vorteile der
Löschfunktion:

Automatisierung

Löschprozesse lassen sich so konfigurieren, dass sie automatisch nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist starten. Das minimiert manuelle Eingriffe, spart Zeit und reduziert das Risiko menschlicher Fehler.

Revisionssicherheit

Jeder Löschvorgang wird lückenlos dokumentiert – von der Identifikation der zu löschenden Daten bis zur abschließenden Bestätigung der Löschung. Unternehmen können so jederzeit nachweisen, dass sie ihre Löschpflichten regelkonform erfüllt haben.

Compliance-Konformität

Die ViewBox hilft Unternehmen, komplexe gesetzliche und branchenspezifische Löschvorgaben zuverlässig umzusetzen. Verstöße gegen Datenschutz- oder Aufbewahrungspflichten – und damit verbundene Bußgelder oder Reputationsschäden – lassen sich so wirksam vermeiden.

Gesetzliche Rahmenbedingungen
zur Datenlöschung:

DSGVO
(Art. 17 – Recht auf Vergessenwerden)

Personenbezogene Daten müssen gelöscht werden, sobald sie für den ursprünglichen Zweck nicht mehr erforderlich sind. Die ViewBox ermöglicht eine sichere und nachvollziehbare Umsetzung dieser Löschpflicht – auch in Altsystemen.

BDSG –
Bundesdatenschutzgesetz

Das BDSG konkretisiert die DSGVO auf nationaler Ebene und verlangt insbesondere die sichere Löschung personenbezogener Daten in IT-Systemen. Die ViewBox stellt sicher, dass diese Löschung auch in abgeschalteten oder ausgelagerten Systemen revisionssicher dokumentiert erfolgt.

ISO
27001

Die internationale Norm für Informationssicherheitsmanagement fordert definierte Prozesse zur Datenlöschung, um Vertraulichkeit, Integrität und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen. Die ViewBox unterstützt Unternehmen dabei, diese Normen im Archivbereich verlässlich umzusetzen.

Branchenspezifische Löschrichtlinien
(z. B. Finanzwesen, Gesundheitswesen, Energiebranche)

In regulierten Branchen gelten besondere Anforderungen an die Aufbewahrung und Löschung von Daten. Mit der ViewBox können auch solche branchenspezifischen Vorgaben strukturiert und automatisiert eingehalten werden – selbst in komplexen Altsystemumgebungen.

Fazit:

Mit den Funktionen Legal Hold und kontrollierter Datenlöschung bietet die ViewBox eine umfassende Lösung für den rechtssicheren und revisionskonformen Umgang mit archivierten Informationen in stillgelegten Altsystemen. Unternehmen erfüllen damit nicht nur gesetzliche Vorgaben, sondern minimieren auch Risiken, sichern ihre Datenintegrität und stärken ihre Compliance-Strukturen – dauerhaft und effizient.

Legal Hold – Schutz rechtlich relevanter Daten

Legal Hold & Datenlöschung – Rechtssicherheit und Datenintegrität in stillgelegten Altsystemen

Gesetzliche Grundlagen

DSGVO (Art. 17 Abs. 3 – Ausnahmen vom Recht auf Löschung)

HGB und Abgabenordnung (AO)

Sarbanes-Oxley Act (SOX)

eDiscovery-Vorgaben (z. B. in den USA)

Datenlöschung – Sicher, automatisiert und revisionssicher

Zentrale Vorteile der Löschfunktion:

Gesetzliche Rahmenbedingungen zur Datenlöschung:

DSGVO (Art. 17 – Recht auf Vergessenwerden)

BDSG – Bundesdatenschutzgesetz

ISO 27001

Branchenspezifische Löschrichtlinien (z. B. Finanzwesen, Gesundheitswesen, Energiebranche)