Altsysteme archivieren – Daten sichern,
Reports behalten, Compliance gewährleisten – mit AvenDATA.
Von Fibunet, Sage, Paisy und SharePoint-Anwendungen bis hin zu individuell entwickelten Eigenlösungen – wir archivieren Daten aus Altsystemen
aller Art, Generationen und Branchenlösungen – von der Buchhaltung über Personalwesen bis zur Produktionssteuerung.
aller Art, Generationen und Branchenlösungen – von der Buchhaltung über Personalwesen bis zur Produktionssteuerung.
Die Herausforderung
Historische Daten in Altsystemen sind wichtig – doch der Zugriff darauf wird zunehmend unmöglich
Im Zuge von IT-Migrationen, Systemablösungen oder dem Rückbau veralteter Softwarelandschaften stehen Unternehmen regelmäßig vor einer kritischen Aufgabe:
Altsysteme – oft über viele Jahre gewachsene Anwendungen mit komplexen, individuell angepassten Datenstrukturen – enthalten weiterhin relevante Informationen für steuerliche, rechtliche oder betriebswirtschaftliche Zwecke.
Doch der Betrieb dieser Systeme ist teuer, die Software wird nicht mehr gepflegt, Lizenzen laufen aus, und das Know-how im Unternehmen schwindet.
Der Zugriff auf wichtige Daten wird erschwert oder unmöglich – obwohl diese weiterhin verfügbar, auswertbar und revisionssicher vorgehalten werden müssen.
Genau hier setzt AvenDATA mit seiner Archivierungslösung für Altsysteme an.
Bewährte Archivierungslösung
aus über
17 Jahren Projekterfahrung
Die Archivierung von Altsystemen wurde von AvenDATA in über 17 Jahren kontinuierlich erforscht, weiterentwickelt und in tausenden Systemstilllegungen praxisnah verfeinert.
Auf Basis unseres bewährten Vorgehens konnten wir im Laufe der Jahre sämtliche Fachfragen, Betriebsprüfungsanfragen und juristischen Rückfragen zuverlässig und nachvollziehbar beantworten.
Die dafür eingesetzte Software ViewBox hat sich dabei als zuverlässiges Recherchesystem etabliert, das sowohl in der täglichen Prüfungspraxis als auch im unternehmensweiten Zugriff zuverlässig funktioniert.
Sie ist inzwischen bei mehr als 50 % der DAX-Unternehmen im Einsatz – ein klarer Beleg für ihre Stabilität, Flexibilität und Praxistauglichkeit auf höchstem Niveau.
Von Europa bis Asien, von Nordamerika bis zurück – ViewBox ist längst auf der ganzen Welt im Einsatz.
Ihre Auswertungen leben weiter – als auswertbare Reports
in der ViewBox
Wir übernehmen nicht nur sämtliche Daten aus Ihrem Altsystem – wir stellen auch sicher, dass Sie diese Daten in unserer Software ViewBox dauerhaft nachvollziehen und nutzen können.
Dazu gehören:
- Der Nachbau relevanter Reports und betriebswirtschaftlicher Auswertungen
- Die Umsetzung individueller, kundenspezifischer Reports – einschließlich eigenentwickelter Programme und Listen
- Die Archivierung aller relevanten Belege, die zur Nachvollziehbarkeit der Reports notwendig sind – zum Beispiel Rechnungen, Aufträge oder Buchungsbelege
- …
Bereits vor Projektbeginn stimmen wir gemeinsam mit Ihnen ab, welche Reports und Auswertungen künftig benötigt werden – sei es für steuerliche Zwecke, betriebswirtschaftliche Analysen oder gesetzliche Anforderungen. Dabei profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung aus zahlreichen Archivierungsprojekten unterschiedlichster Systeme, Branchen und Fachbereiche.
In der ViewBox können Sie diese Auswertungen auch Jahre nach der Stilllegung recherchieren, analysieren und auswerten – vollständig unabhängig vom ursprünglichen System.
Ob für Betriebsprüfungen, interne Rückfragen oder rechtliche Klärungen – Sie haben jederzeit Zugriff auf verständlich aufgebaute und filterbare Berichte, ganz ohne Lizenzkosten oder Zugriff auf das Originalsystem.
Schneller Projektablauf
& großer wirtschaftlicher Nutzen
(messbarer ROI)
– selbst bei komplexen
Altsystemen
Die Stilllegung eines Altsystems dauert in der Regel zwischen 1 und 6 Monaten – abhängig von Systemkomplexität und Datenvolumen. Durch unsere klar strukturierte und standardisierte Vorgehensweise können wir selbst umfangreiche Systeme effizient und sicher archivieren.
So haben wir bereits Anwendungen mit mehreren Terabyte Datenvolumen erfolgreich in unsere Archivlösung überführt – inklusive Reports, Individualprogramme und vollständiger Dokumentation.
Dank unserer etablierten Projektmethodik profitieren unsere Kunden schon nach kurzer Zeit von deutlichen Einsparungen – insbesondere bei Lizenzkosten für Altsoftware, Datenbanken und Betriebssysteme, aber auch bei Wartung, Infrastruktur und internem Aufwand.
In der überwiegenden Mehrheit unserer Projekte liegt der Return on Investment (ROI) bei unter einem Jahr – dank messbarer Einsparungen bei Lizenzen, Infrastruktur und internen Ressourcen.
Altsystem
Analyse
Der erste Schritt jeder Altsystem-Stilllegung ist eine detaillierte Analyse Ihres bestehenden Systems. Diese Analyse bildet die Grundlage für die genaue Einschätzung von Projektdauer und Kosten im Rahmen der Archivierung Ihres Altsystems.
Dabei erfassen wir sowohl technische als auch betriebswirtschaftliche Aspekte, unter anderem:
- Zugriffsmöglichkeiten auf das vorhandene Altsystem
- Art, Struktur und Größe der Datenbank (z. B. Oracle, MS SQL, DB2, proprietär)
- Umfang und Relevanz der vorhandenen Reports und Anwendungen
- Individuelle Besonderheiten wie selbst entwickelte Programme, Schnittstellen oder Zusatzmodule
- …
Die Ergebnisse fassen wir für Sie in einem verbindlichen Festpreisangebot zusammen, das Ihnen maximale Planungs- und Entscheidungssicherheit bietet.
Projektarchivierung
für Altsysteme
Nach Abschluss der Systemanalyse beginnt das eigentliche Projekt – strukturiert, effizient und mit klar definierten Meilensteinen.
Im Rahmen eines gemeinsamen Kick-off-Meetings klären wir mit Ihrem Team alle organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen. Ab diesem Punkt übernehmen wir den Großteil der Aufgaben für Sie:
- Einrichtung des Systemzugangs
- Export und Übernahme der relevanten Daten
- Nachbildung wichtiger Reports und Individualauswertungen
- Dokumentation aller Schritte zur Revisionssicherheit
- …
Unsere erfahrenen Projektleiter begleiten Sie während des gesamten Prozesses und sorgen für einen reibungslosen Ablauf mit minimalem Ressourceneinsatz auf Ihrer Seite.
Zum Projektabschluss führen wir gemeinsam strukturierte Test- und Abnahmephasen durch, um sicherzustellen, dass alle Daten vollständig, korrekt und nachvollziehbar archiviert wurden.
Ergebnis
der Archivierung
Nach Abschluss des Projekts sind alle relevanten Tabellen, Dokumente und Berichte aus Ihrem Altsystem in unsere eigens entwickelte Softwarelösung ViewBox überführt.
Die ViewBox ist ein webbasiertes Recherchesystem, das Ihnen und berechtigten Stellen auch Jahre nach der Systemstilllegung einen schnellen, sicheren und nachvollziehbaren Zugriff auf die archivierten Informationen ermöglicht.
Ein besonderer Mehrwert: Wir rekonstruieren alle wichtigen Standard- und Individualreports, sodass auch fachliche, steuerliche oder juristische Auswertungen weiterhin problemlos möglich sind – ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche Altsystem.
Nach erfolgreicher Implementierung und Abnahme der ViewBox kann das ursprüngliche System vollständig außer Betrieb genommen werden.
Zum Projektabschluss erhalten Sie eine umfassende Projektdokumentation / Verfahrensdokumentation, die alle Schritte nachvollziehbar darstellt – insbesondere mit Blick auf:
- die Art der Datenübernahme
- die Struktur der archivierten Inhalte
- die durchgeführten Test- und Abnahmephasen
- …
Zudem dokumentieren wir alle Einzelschritte der Archivierung revisionssicher in unserem Jira-Ticketsystem – vom Datenexport bis zur finalen Abnahme und ggf. späteren Löschung des Quellsystems. Damit ist auch für Dritte oder Prüfer jederzeit nachvollziehbar, wie die Archivierung durchgeführt wurde.
Software und Recherchesystem ViewBox
– archivierte Altsystem-Daten intelligent nutzbar machen
Mit ViewBox bietet AvenDATA ein leistungsstarkes Lese- und Recherchesystem, das speziell für den Zugriff auf Daten aus stillgelegten Altsystemen entwickelt wurde.
Über eine intuitive Weboberfläche ermöglicht ViewBox das schnelle Auffinden, strukturierte Analysieren und gezielte Bereitstellen archivierter Informationen – ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche Anwendungssystem.
ViewBox sorgt dafür, dass Ihre Daten:
- auch Jahre nach der Stilllegung verständlich und nutzbar bleiben
- jederzeit revisionssicher abrufbar sind
- strukturiert für interne und externe Prüfprozesse bereitstehen
- …
Ein besonderes Merkmal: ViewBox verfügt über eine automatisierte Datenlöschung. Auf Basis definierter Aufbewahrungsfristen lassen sich Altdaten nach Ablauf gesetzlicher oder unternehmensinterner Vorgaben regelbasiert und nachvollziehbar löschen.
So bleiben Sie DSGVO- und GoBD-konform – ganz ohne manuellen Aufwand.
Die Anwendung basiert auf einer zertifizierten Cloud-Infrastruktur und durchläuft regelmäßige Sicherheits- und Funktionstests – kann aber ebenso problemlos in einer On-Premise-Umgebung betrieben werden, je nach Ihren individuellen Compliance- oder IT-Anforderungen.
ViewBox – Ihre Brücke
zu den Daten Ihrer Altsysteme
Für Fachabteilungen, Steuerprüfer, Wirtschaftsprüfer, interne Controller oder Rechtsabteilungen: Ihre archivierten Altsystem-Daten bleiben vollständig durchsuchbar, verständlich und auswertbar – ganz ohne Altsoftware, Spezialzugänge oder Originalsysteme.
Bereit für den
nächsten Schritt?
In einem einstündigen Expertengespräch besprechen wir gemeinsam Ihr Altsystem – ganz gleich ob Standardlösung, individuell erweiterte Anwendung oder komplett eigenentwickeltes System.
Wir zeigen Ihnen live, wie Sie Ihr System effizient stilllegen und die Daten langfristig auswertbar halten – inklusive:
- Einer Abstimmung zur Datenstruktur, Datenübernahme und Reportlage
- Einer Live-Demo unserer Lösung ViewBox
- Einer Erläuterung, wie wir Replikation von Reports und Individualauswertungen erstellen
- Einer belastbaren Einschätzung zu Aufwand, Dauer und Preis
- …
Transparenz von Anfang an:
Unsere Projektangebote basieren auf klar definierten Fixpreisen – garantiert ohne Nachverhandlungen. Und: Qualität, Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns im Mittelpunkt.
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