Abschalten – aber Daten sichern, auch nach einem Merger & Acquisition Verkauft, übernommen oder ausgegliedert
– aber weiterhin aufbewahrungspflichtig. Mit AvenDATA.

Wir archivieren Altsysteme aller Art – unabhängig von Branche, Software oder Struktur.

Die Herausforderung

Im Zuge einer Übernahme, Fusion oder Ausgliederung bleiben ehemalige IT-Systeme oft zurück – sie werden nicht mehr benötigt, dürfen aber aus rechtlichen Gründen nicht sofort abgeschaltet werden. Steuerliche und gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfordern eine gesicherte Vorhaltung geschäftsrelevanter Daten. Typische Probleme in M&A-Szenarien:
Altsysteme müssen weiter betrieben werden – obwohl sie nicht mehr genutzt werden
  • Die IT-Infrastruktur verursacht laufende Kosten
  • Sicherheitsrisiken entstehen durch nicht mehr gewartete Systeme
  • Die Daten müssen weiterhin selektiv auswertbar und zugänglich bleiben
  • Das ursprüngliche IT-Personal steht oft nicht mehr zur Verfügung
  • Verantwortung und Zugriffspflichten bleiben ungeklärt
Das Ergebnis: AvenDATA übernimmt die revisionssichere Archivierung Ihrer Altsysteme. Ihre Daten bleiben zugänglich, rechtssicher aufbewahrt – und das ganz ohne aktive Systemlandschaft oder internes Personal.

Bewährte Archivierungslösung
 aus über 17 Jahren Projekterfahrung

Die Archivierung von Altsystemen wurde von AvenDATA in über 17 Jahren kontinuierlich weiterentwickelt und in tausenden Projekten im Umfeld von Unternehmenstransaktionen praxisnah verfeinert – ob bei Übernahmen, Fusionen oder Ausgliederungen.
Auf Basis unseres bewährten Vorgehens konnten wir im Laufe der Jahre sämtliche Fachfragen, Anfragen aus Betriebsprüfungen sowie juristische Rückfragen zuverlässig und nachvollziehbar beantworten – auch dann, wenn IT-Strukturen bereits aufgelöst und das ursprüngliche Personal nicht mehr verfügbar war.
Die dafür eingesetzte Softwarelösung hat sich als zuverlässiges Recherchesystem etabliert, das sowohl in der Prüfungspraxis als auch im Zugriff durch neue Eigentümer, Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater reibungslos funktioniert.
Sie ist inzwischen bei mehr als 50 % der DAX-Unternehmen im Einsatz – ein klarer Beleg für ihre Stabilität, Flexibilität und Praxistauglichkeit auf höchstem Niveau.
Von Europa bis Asien, von Nordamerika bis zurück – unsere Archivierungslösungen sind weltweit im Einsatz.

Deine Auswertungen leben weiter
– auch nach Übernahme, Fusion oder Ausgliederung

Systeme gehen, Daten bleiben – auswertbar und rechtssicher in der ViewBox.
Im Rahmen von M&A-Prozessen übernehmen wir nicht nur sämtliche Daten aus abgeschalteten Altsystemen – wir sorgen auch dafür, dass diese Daten dauerhaft verständlich, prüfbar und nutzbar bleiben.
Konkret bedeutet das:
  • Der Nachbau betriebswirtschaftlich relevanter Standardauswertungen
  • Die Umsetzung individueller Reports – einschließlich firmenspezifischer Berichte und Sonderauswertungen
  • Die Archivierung aller zugehörigen Belege wie Rechnungen, Aufträge oder Buchungsbelege
  • …
Bereits vor Projektbeginn definieren wir gemeinsam, welche Auswertungen künftig benötigt werden – sei es für steuerliche Zwecke, interne Analysen oder gesetzliche Anforderungen des neuen Eigentümers.
Durch unsere langjährige Erfahrung mit Stilllegungen im Kontext von M&A – einschließlich komplexer Konzernstrukturen – stellen wir sicher, dass alle Berichte nachvollziehbar und prüfungssicher bereitgestellt werden können.
In der ViewBox bleiben die Auswertungen auch Jahre nach der Stilllegung verfügbar – ganz ohne Originalsysteme, SAP-Lizenzen oder Übergabeprobleme.
Für interne Rückfragen, externe Prüfungen oder rechtliche Dokumentationspflichten: Die Berichte sind jederzeit strukturiert recherchierbar und verständlich aufbereitet.

Schneller Projektablauf & großer wirtschaftlicher Nutzen
– auch im M&A-Umfeld

Die Archivierung eines Altsystems dauert in der Regel zwischen 1 und 6 Monaten – abhängig von Komplexität und Datenmenge. Besonders im Rahmen von Übernahmen, Fusionen oder Ausgliederungen ist eine schnelle und strukturierte Stilllegung alter IT-Systeme essenziell, um unnötige Doppelstrukturen und Kosten zu vermeiden.
Durch unsere standardisierte Projektmethodik lassen sich selbst große Systeme effizient, rechtssicher und vollständig archivieren. Systeme mit über 30 Terabyte Datenvolumen wurden von uns bereits erfolgreich in unsere Archivlösung überführt – inklusive aller relevanten Reports und Dokumentationen.
Die Vorteile: Deutliche Einsparungen bei Lizenzkosten (z. B. für Datenbanken, Betriebssysteme oder Archivsysteme), Reduktion von Wartungs- und Infrastrukturkosten sowie Entlastung interner Ressourcen, die nach einer Transaktion meist neu organisiert oder ausgelagert werden.
Der Return on Investment (ROI) liegt in der überwiegenden Mehrheit unserer Projekte bei unter einem Jahr – ein klarer wirtschaftlicher Mehrwert für Käufer wie Verkäufer.

Systemanalyse

Auch nach einer Übernahme, Fusion oder Ausgliederung: Eine fundierte Analyse schafft Klarheit.
Bevor wir mit der Archivierung beginnen, analysieren wir das verbleibende Altsystem detailliert. Diese Analyse bildet die Grundlage für eine belastbare Einschätzung von Projektdauer, Aufwand und Kosten – unabhängig davon, ob interne IT-Kapazitäten noch verfügbar sind oder bereits restrukturiert wurden.
Dabei berücksichtigen wir sowohl technische als auch betriebswirtschaftliche Aspekte, unter anderem:
  • Zugriffsmöglichkeiten auf das bestehende System
  • Art, Struktur und Größe der Datenbank
  • Umfang und Bedeutung vorhandener Reports und Auswertungen
  • Individuelle Besonderheiten wie spezifische Sonderauswertungen oder Schnittstellen
  • …
Auf Basis der Ergebnisse erhalten Sie von uns ein verbindliches Festpreisangebot – für maximale Transparenz und Planbarkeit innerhalb des Transaktionsprozesses.

Projektarchivierung

Nach Abschluss der Analyse beginnt das eigentliche Archivierungsprojekt – mit klar definierten Meilensteinen und minimalem Aufwand für alle Beteiligten.
Im Rahmen eines gemeinsamen Kick-off-Termins klären wir die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen – häufig unter Einbindung mehrerer Parteien (z. B. Käufer, Verkäufer, IT-Dienstleister). Unsere strukturierte Vorgehensweise ist darauf ausgerichtet, auch unter M&A-Bedingungen effizient zu arbeiten.
Ab diesem Punkt übernehmen wir den Großteil der Aufgaben:
  • Technische Einrichtung und Zugriffskonfiguration
  • Export und Übernahme aller archivierungsrelevanten Daten
  • Nachbildung relevanter Reports, inklusive firmenspezifischer Auswertungen
  • Lückenlose Dokumentation aller Schritte zur Revisionssicherheit
  • …
Je nach Komplexität dauert das Projekt zwischen 1 und 6 Monaten. Unsere erfahrenen Projektleiter sorgen für einen reibungslosen Ablauf – selbst bei eingeschränkten Zugriffsrechten oder fehlender Übergabe durch internes Personal.
Zum Projektabschluss führen wir gemeinsam strukturierte Test- und Abnahmephasen durch, um sicherzustellen, dass alle Daten vollständig, korrekt und nachvollziehbar archiviert wurden – rechtskonform, prüfbar und langfristig nutzbar.

Ergebnis
 der Archivierung

Transparent, revisionssicher und M&A-erprobt. Nach Abschluss des Projekts sind alle relevanten Tabellen, Dokumente und Auswertungen aus dem abgeschalteten Altsystem in unsere eigens entwickelte Softwarelösung überführt.
Unsere webbasierte Archivplattform ermöglicht es berechtigten Stellen – etwa Käufern, Wirtschaftsprüfern oder Behörden – auch Jahre nach der Systemstilllegung auf alle archivierten Informationen sicher und nachvollziehbar zuzugreifen.
Ein besonderer Vorteil in M&A-Szenarien: Wir rekonstruieren alle betriebswirtschaftlich und steuerlich relevanten Standard- und Individualauswertungen (inkl. Sonderberichten), sodass Analysen und Nachweispflichten auch ohne das Originalsystem erfüllt werden können – ganz ohne zusätzliche Softwarelizenzen oder komplexe Übergabeprozesse.
Nach erfolgreicher Inbetriebnahme und Freigabe kann das Ursprungssystem vollständig abgeschaltet werden – inklusive Datenbank, Betriebssystem, Middleware und Lizenzstrukturen.
Zum Projektabschluss erhalten alle beteiligten Parteien eine umfassende Projektdokumentation bzw. Verfahrensdokumentation, die alle relevanten Aspekte transparent abbildet – unter anderem:
  • die Methode der Datenübernahme
  • die Struktur und Vollständigkeit der archivierten Inhalte
  • die durchgeführten Test- und Abnahmephasen
  • …
Zusätzlich dokumentieren wir jeden einzelnen Projektschritt revisionssicher in unserem Jira-Ticketsystem – vom Datenexport bis zur finalen Abnahme oder Löschung des Alt-Systems. So ist jederzeit und auch für Dritte nachvollziehbar, wie die Archivierung durchgeführt wurde – selbst wenn kein Zugriff mehr auf das ursprüngliche Team oder die interne IT besteht.
Software- und Recherchesystem ViewBOX
– Daten auch nach M&A-Transaktionen intelligent nutzbar machen
Mit unserer webbasierten Archivlösung bietet AvenDATA ein leistungsstarkes Lese- und Recherchesystem, das speziell für den Zugriff auf Daten aus stillgelegten Altsystemen im Rahmen von Unternehmensübernahmen, Ausgliederungen oder Fusionen entwickelt wurde.
Über eine intuitive Weboberfläche ermöglicht das System das schnelle Auffinden, strukturierte Analysieren und gezielte Bereitstellen archivierter Informationen – ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche Quellsystem oder Übergabekonflikte.
Die Lösung stellt sicher, dass archivierte Daten:
  • auch nach der Stilllegung verständlich, vollständig und unabhängig vom Alt-System nutzbar bleiben
  • jederzeit revisionssicher abrufbar sind – z. B. für Käufer, Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater
  • strukturiert für interne wie externe Prüfprozesse zur Verfügung stehen
  • …
Ein zentrales Feature für M&A-Szenarien: Die integrierte automatisierte Datenlöschung. Auf Basis definierter Aufbewahrungsfristen können Daten nach Ablauf gesetzlicher oder unternehmensinterner Vorgaben regelbasiert und dokumentiert gelöscht werden – DSGVO- und GoBD-konform, ohne zusätzlichen administrativen Aufwand.
Die Software und die zugrunde liegende Cloud-Infrastruktur sind mehrfach zertifiziert und werden regelmäßig umfassenden Sicherheits- und Funktionstests unterzogen – für maximale Verlässlichkeit in sensiblen M&A-Umgebungen.
Die Software und die zugrunde liegende Cloud-Infrastruktur sind mehrfach zertifiziert und werden regelmäßig umfassenden Sicherheits- und Funktionstests unterzogen – für maximale Verlässlichkeit in sensiblen M&A-Umgebungen.
Mehr zur Softwarelösung ViewBox
ViewBox – Ihre Brücke
für alle Ihre Legacy-Systeme in die Vergangenheit
Für Fachabteilungen, Steuerprüfer, Wirtschaftsprüfer, interne Controller oder Rechtsabteilungen: Auch nach einer Übernahme, Fusion oder Ausgliederung bleiben Ihre archivierten Daten vollständig erhalten.
Selbst wenn das Ursprungssystem stillgelegt wurde oder der Zugriff eingeschränkt ist, ermöglicht ViewBox den sicheren und nachvollziehbaren Zugriff auf die archivierten Informationen – strukturiert, revisionssicher und jederzeit verfügbar.
So bleiben auch nach M&A-Transaktionen alle relevanten Daten nutzbar – für interne Analysen, steuerliche Prüfungen oder rechtliche Anforderungen.
Bereit für den
nächsten Schritt?
In einem einstündigen Expertengespräch analysieren wir gemeinsam Ihr Altsystem – egal ob nach einer Übernahme, Fusion oder Ausgliederung. Wir zeigen Ihnen live, wie Sie Systeme effizient stilllegen und alle Daten dauerhaft rechtskonform und auswertbar sichern – inklusive:
  • In diesem Gespräch erhalten Sie:
  • Eine strukturierte Abstimmung zu Datenstruktur, Datenübernahme und Berichtslage
  • Eine Live-Demo unserer Archivlösung
  • Eine Erklärung, wie wir bestehende Auswertungen und individuelle Berichte abbilden
  • Eine fundierte Einschätzung zu Projektdauer, Aufwand und Kosten
  • …
Volle Transparenz von Beginn an:
Unsere Angebote basieren auf fixen Preisen – ohne versteckte Kosten oder Nachverhandlungen. Auch bei fehlendem Zugriff auf das ursprüngliche IT-Team sorgen wir für eine reibungslose Umsetzung.
Unsere Angebote basieren auf fixen Preisen – ohne versteckte Kosten oder Nachverhandlungen. Auch bei fehlendem Zugriff auf das ursprüngliche IT-Team sorgen wir für eine reibungslose Umsetzung.
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